Aug 17, 2023
Introduction :
Dans le monde numérique d'aujourd'hui, la gestion efficace des données est cruciale. Deux outils dominent le paysage : les tableurs et les bases de données. Mais, lequel est le plus adapté à vos besoins ? Chez Workcuts, nous avons analysé en profondeur ces deux solutions pour vous proposer un aperçu clair.
1. Comprendre les Fondamentaux
Tableurs :
Définition : Les tableurs, comme Excel ou Google Sheets, sont des outils qui permettent d'organiser, de stocker et d'analyser des données sous forme de grilles.
Bases de Données :
Définition : Les bases de données, telles que SQL ou MongoDB, sont des systèmes structurés qui stockent des données de manière organisée pour être facilement accessibles, gérées et mises à jour.
2. Avantages et Inconvénients
Tableurs :
Avantages :
Facilité d'utilisation et d'accès.
Flexibilité dans la structuration des données.
Idéal pour l'analyse rapide et la visualisation.
Inconvénients :
Limitations en termes de volume de données.
Moins sécurisé pour le stockage de données sensibles.
Bases de Données :
Avantages :
Gestion optimale de grands volumes de données.
Sécurité renforcée.
Structuration rigoureuse des données.
Inconvénients :
Courbe d'apprentissage plus abrupte.
Nécessite souvent des compétences techniques spécifiques.
3. Do's and Don't
Tableurs :
Do's :
Utilisez-les pour des analyses ponctuelles.
Idéal pour des projets de petite à moyenne envergure ou lorsqu'il n'y a qu'un nombre restreint d'utilisateurs des données.
Parfait pour la visualisation rapide de données.
Don't :
Ne stockez pas de grandes quantités de données sensibles.
Évitez de les utiliser comme principal outil de gestion pour des projets d'envergure.
Bases de Données :
Do's :
Privilégiez-les pour des projets nécessitant une structuration rigoureuse des données.
Utilisez-les pour des applications nécessitant des accès simultanés par plusieurs utilisateurs.
Don't :
Ne les utilisez pas pour des tâches simples qui peuvent être gérées par un tableur.
Évitez de les surdimensionner pour des besoins minimes.
4. L'Ère du No-Code : La Base De Données à Portée de Tous
L'avènement des plateformes no-code a révolutionné la manière dont nous abordons les bases de données. Des outils comme Airtable et Notion ont démocratisé l'accès aux fonctionnalités des bases de données, rendant leur gestion aussi intuitive que celle des tableurs.
Ces plateformes offrent une interface utilisateur conviviale qui élimine la nécessité de compétences techniques avancées, traditionnellement requises pour gérer des bases de données.
Ainsi, les principaux inconvénients des bases de données, tels que la complexité et la courbe d'apprentissage abrupte, sont atténués. Avec ces outils no-code, même les petites entreprises et les freelances peuvent désormais exploiter la puissance et la structuration des bases de données, tout en bénéficiant de la flexibilité et de la simplicité d'un tableur.
Étude de Cas par Workcuts
Chez Workcuts, nous avons accompagné de nombreuses entreprises dans leur transition d'une gestion de données par tableur vers l'adoption de bases de données, rendant ainsi leurs processus plus fiables et homogènes. Prenons l'exemple d'un client qui gérait ses prospects et clients via un tableur comportant plusieurs onglets, attribués à différents commerciaux.
Problématique :
Chaque commercial disposait de sa propre version du fichier, contenant ses prospects et clients spécifiques.
Le fichier central n'était pas toujours à jour, alors que le département finance en dépendait pour la contractualisation et facturation.
Les fichiers individuels des commerciaux variaient considérablement en termes de structure et de nomenclature, engendrant des doublons et des confusions pour le département finance.
Des réunions fréquentes étaient nécessaires pour clarifier les informations, entraînant une perte de temps considérable.
Solution Proposée :
Utilisation d'Alteryx pour consolider tous les fichiers en un document unique.
Standardisation de la nomenclature des champs pour éviter les doublons et les erreurs.
Création de deux bases de données distinctes : une pour les entreprises et une autre pour les contacts clients.
Liaison des deux bases pour faciliter les mises à jour.
Mise en place d'automatisations pour informer le département finance des mises à jour et pour générer des contrats types.
Introduction de tags pour faciliter la communication entre la finance et les commerciaux.
Utilisation des données pour automatiser les notifications et les relances internes et externes.
Résultats Obtenus :
Des données fiables, à jour et accessibles par tous en temps réel.
Une nomenclature unifiée facilitant la communication entre les départements.
Économie de 45 heures de travail par semaine, soit 2 025 heures par an, grâce à la suppression d'une réunion hebdomadaire de 3 heures réunissant 3 collaborateurs du département finances et les 12 commerciaux pour vérification de la bonne tenue du tableur central.
Diminution des échanges mails et calls superflus entre la finance et les commerciaux.
Accélération du processus de rédaction des contrats et des factures.
Réduction du stress associé aux réunions et échanges précédents.
Conclusion : Tirez Pleinement Profit de Vos Données via Bases de Données, Grâce au No-Code
Le tableur, avec sa simplicité et sa flexibilité, continuera d'avoir sa place dans le paysage technologique. Cependant, à l'ère du no-code, il est devenu impératif pour les professionnels, qu'ils soient solopreneurs, freelances ou au sein de PME, de se tourner vers les bases de données. Ces dernières garantissent une maîtrise totale des données, en procurant une structure propre, homogène et accessible simultanément à tous les membres d'une équipe. De plus, elles facilitent grandement l'automatisation des processus qui s'appuient sur ces données, optimisant ainsi la productivité et l'efficacité.
Si vous envisagez de faire le saut vers une gestion de données plus structurée et automatisée, nous vous recommandons vivement Notion ou Airtable. Chez Workcuts, nous sommes fiers d'être certifiés Notion, un outil no-code qui démocratise l'accès aux bases de données. Débutez avec Notion dont les templates vous guideront vers une expérience optimisée. En adoptant les bases de données dans votre quotidien professionnel, vous positionnez votre entreprise pour une croissance durable et une efficacité accrue.
